Oportunidades en la Gestión de la Información

-.OPORTUNIDADES EN LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN.-

Para poder centrarnos en las oportunidades de la Gestión de la Información, considero necesario definir el concepto de Gestión de la Información desde mi punto de vista, entendiendo por este término “el proceso que incluye operaciones como extracción, manipulación, tratamiento, depuración, conservación, acceso y/o colaboración de la información adquirida por una organización a través de diferentes fuentes y que gestiona el acceso y los derechos de los usuarios sobre la misma”. Con esta definición, se enlazan los diferentes departamentos que puede haber en una organización o institución, pública o privada, es decir, recursos humanos, marketing, finanzas, calidad, etc.

Para que se produzca esta Gestión de la Información debemos contar tanto con las tecnologías oportunas, como con un personal especializado o con una buena predisposición a aprender a manejar las tecnologías.

Se establece, entonces, como un recurso básico para cualquier organización.

Es obvio que el desarrollo de Internet ha provocado un incremento exponencial de la información, es decir, hay mucha más información de lo que cualquier persona es capaz de procesar, se encuentra distribuida por toda la red y, además, mucha de esta información no está suficientemente contrastada; de ahí que, los usuarios de esta información libre deben ser capaces de acceder, evaluar y organizar la información en entornos virtuales.

Una vez que esta información ha sido convenientemente tratada, el usuario será capaz de emplearla con la finalidad de crear nuevo conocimiento. Por lo que, esto incluye dos divisiones: por un lado la información como fuente, consistente en los procesos relacionados con la búsqueda, selección, evaluación y organización; y por otro lado, la información como producto, o todo lo relacionado con el proceso de modelaje de nuevos conocimientos.

Una imagen que puede aclarar y definir el proceso de gestión del conocimiento la información, es la que se muestra a continuación:

Tras esta introducción, como caso práctico, considero que se podría mejorar la gestión de la información en la Justicia, por ejemplo, creando una aplicación que permita compartir la información del registro de correspondencia diario, de manera que se pueda consultar el momento de entrada y salida de la documentación que se envía por correo ordinario, añadiendo además, el estado en que se tramita la misma, es decir, si se ha podido realizar una citación, notificación, requerimiento, etc., o si por el contrario, se devuelve sin poder localizar a la persona. De esta manera, se podrían ahorrar costes en la duplicidad de documentos, y en el envío de documentación para personas que ya no residen en la provincia, ciudad o municipio. Se podría ir más allá, si la documentación no se tuviera que enviar por correo ordinario, mejorando las condiciones que ofrece la firma digital. Permitiendo que con ella se tenga vinculada la dirección actual de cada persona, un correo electrónico y un número de teléfono que siempre esté disponible, pero no es una opción que se pueda realizar actualmente ya que no todas las personas tienen acceso a Internet, ordenadores, y no son personas con un conocimiento y una preparación en el manejo de estas herramientas.

Por otro lado, se podrían unir todas las administraciones de forma que se compartiera la información en una sola plataforma, evitando así que la Administración solicite al usuario documentación  para poder realizar cualquier tipo de tramitación,  ahorrando tiempo y en ocasiones dinero al usuario.

Como conclusión, considero que los ejemplos anteriores pueden traer una serie de ventajas e inconvenientes, destacando lo siguiente:

VENTAJAS:

• Mayor rapidez en la tramitación de documentos.
• Menor volumen de documentación impresa.
• Mayor ahorro (material de oficina à papel, tinta, sobres, sellos; gastos de correo).
• Toda la información de una persona se encuentra vinculada a su firma digital.
• Ahorro en tiempo, transporte.

INCONVENIENTES:

• Mayor gasto por Internet: Se necesita una conexión a Internet mejor y más rápida.
• Necesidad de formación a usuarios: Toda la población no sabe utilizar el ordenador, Internet, incluso hay población que es analfabeta.
• Mayor volumen de documentación en formato electrónico.
• Necesidad de una capacidad de almacenamiento mayor.
• Necesidad de mejorar la seguridad en la Red.
• Cambios en la legislación relativa a la seguridad en Internet y cambios en los permisos y accesos a la información.

Bibliografía consultada:

Revista Cubana de los Profesionales de la Información y la Comunicación en Salud. Vol 10 05 2002. Lourdes Aja Quiroga. “Gestión de información, gestión del conocimiento y gestión de la calidad en las organizaciones”. Disponible en: (http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol10_5_02/aci04502.htm ). [Consultado el 16 de noviembre de 2011].

Trasmullas, Jesús. “Gestión de la Información con herramientas 2.0. Disponible en: http://www.slideshare.net/tramullas/gestin-de-informacinl-con-herramientas-20 ). [Consultado el 16 de noviembre de 2011].

Vallejo, César. Gestión de la Información: Software general.Disponible en: (http://recursostic.educacion.es/observatorio/web/es/software/software-general/1009-gestion-de-la-informacion ). [Consultado el 16 de noviembre de 2011].